Ekstern persondatapolitik

Oplysning om vores behandling af dine personoplysninger mv.

Denne persondatapolitik beskriver, hvilke data Hørkram Foodservice A/S behandler om vores kunder, leverandører, ansøgere og øvrige samarbejdspartnere. For vores medarbejdere henviser vi til vores interne persondatapolitik.

Persondatapolitikken beskriver

hvilke typer af oplysninger vi behandler om dig,
hvor oplysningerne kommer fra,
hvad formålet er med behandlingen,
hvad vores retsgrundlag er for behandlingen af dine oplysninger,
hvor længe vi gemme oplysningerne om dig og
vores videregivelse af data om dig inden og uden for EU/EØS.

Hørkram Foodservice A/S er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Har du spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os. Vores kontaktoplysninger findes sidst i politikken.

1. Hjemmesidens brug af cookies

Når du bruger vores hjemmeside, indsamler vi personoplysninger om dig. For information om vores brug af cookies, kan vi henvise til vores cookiepolitik, som du kan finde i nedenstående afsnit om cookies.

2. Hvilke typer personoplysninger behandler vi

2.1. Personoplysninger om vores kunder

Typer af oplysninger
Hvis du er kunde hos Hørkram behandler vi oplysninger om din virksomhed. Dette er som udgangspunkt ikke personoplysninger, medmindre der er tale om en personligt ejet virksomhed.

Derudover behandler vi almindelige personoplysninger i form af navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, arbejdssted, stilling, kundenummer, købshistorik/salgsstatistikker, betalings – og bankoplysninger, faktureringsoplysninger, gældsforhold og evt. fødselsdag på fx kontaktpersoner, ejere og direktører i virksomheden. Navn og e-mailadresse bruges også til oprettelse af en webshop-bruger til login på vores webshop.

Som led i vores kreditvurdering behandler vi andre personlige oplysninger om private forhold på virksomhedens ansvarlige deltagere og oplysninger om økonomi (RKI-registreringer), bolig og bil. I Hørkram Foodservice A/S er der TV-overvågning inde og ude, og besøger du os fysisk, vil dine data (videooptagelse) også blive behandlet.

Hvor stammer oplysningerne fra

Personoplysningerne stammer fra de oplysninger du selv giver til vores sælgere eller andre medarbejdere eller som du selv indtaster via vores hjemmeside med henblik på at blive kontaktet (kontaktformularen) eller ved tilmelding til messer
Offentlige registre som virk.dk, tingbogen, bilbogen, personbogen
Experian Kreditsikring
Fra vores sælgere eller øvrige medarbejdere.

Formål
Formålet med behandlingen af dine data er at oprette dig som kunde, at foretage en kreditvurdering, pakke og levere de varer, du køber hos os samt administrationen omkring vores kundeforhold, herunder fakturering, inddrivelse af tilgodehavende, markedsføring og statistik.

Retsgrundlag
Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af EU Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b (indgåelse af kontrakt) og art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse).

For opbevaring af data efter kundeforholdet er ophørt, er hjemmelsgrundlaget Bogføringslovens § 10.

Opbevaring
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe du er kunde hos os, og i 5 år efter samarbejdet er ophørt. TV-overvågning slettes efter 30 dage.

Videregivelse af data om dig inde og uden for EU/EØS
Vi kan dele oplysninger om dig mellem afdelingerne internt i Hørkram Foodservice A/S til brug for saglige formål. Oplysninger om kreditvurdering behandles i Bogholderiet og videregives ikke til andre end den tilknyttede salgskonsulent. Hvis det bliver nødvendigt at foretage skridt til at inddrage dit tilgodehavende hos Hørkram Foodservice A/S, kan vi oversende sagen til vores advokatfirma, der i sidste ende kan indbringe sagen for domstolene. Ved tilbagekaldelser har vi en forpligtelse at videregive oplysninger om berørte kunder til leverandøren.

Deltager du på vores virtuelle messer, videregiver vi oplysninger om dine køb, og om de ”rum” du har besøgt til de leverandører, som du har handlet hos eller besøgt.

I Hørkram Foodservice A/S anvender vi mange IT-systemer og nogle af dem, kan overføre data uden for EU/EØS. Overførselsgrundlaget for disse systemer vil i langt de fleste tilfælde være EU´s standard kontrakt klausuler, der sikrer et tilsvarende sikkerhedsniveau, som inden for EU/EØS. Hvis du ønsker mere information om, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, i hvilke IT-systemer og hvor data overføres til, er du meget velkommen til at kontakte os.

2.2. Personoplysninger om vores leverandører

Typer af oplysninger
Hvis du er leverandør til Hørkram behandler vi oplysninger om din virksomhed. Dette er som udgangspunkt ikke personoplysninger, medmindre der er tale om en personligt ejet virksomhed.

Derudover behandler vi almindelige personoplysninger om dig i form af navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, leverandørnummer, bankoplysninger og faktureringsoplysninger.

I Hørkram Foodservice A/S er der TV-overvågning inde og ude, og besøger du os fysisk, vil dine data (videooptagelse) også blive behandlet.

Hvor stammer oplysningerne fra

Personoplysningerne stammer fra de oplysninger du selv oplyser i forbindelse med oprettelse som leverandør eller ved tilmelding til messer eller leverandørdage
Fra vores indkøbere eller øvrige medarbejdere.

Formål
Formålet med behandlingen af dine data er at oprette dig som leverandør, at bestille varer hos dig, at sælge produkterne videre, foretage kvalitetsaudits, samt administrationen omkring vores leverandørforhold, herunder fakturering, markedsføring og statistik.

For opbevaring af data efter leverandøraftalen er ophørt, er hjemmelsgrundlaget Bogføringslovens § 10.

Opbevaring
Oplysningerne opbevares så længe vores samarbejde består, og i 5 år efter samarbejdet er ophørt.

TV-overvågning slettes efter 30 dage.

Videregivelse af data om dig inden og uden for EU/EØS
Oplysninger om dig og din virksomhed kan blive videregivet til fødevaremyndighederne i forbindelse med tilbagekaldelser. Oplysninger om tilbagekaldelser vil endvidere blive videregivet til vores certificeringsbureau Bureau Veritas.

Hvis det bliver nødvendigt at udskifte leverandør til en af vores kunder med en anden leverandør, kan vi videregive kontaktoplysninger om den nye leverandør til kunden.

2.3. Personoplysninger om vores øvrige samarbejdspartnere

Typer af oplysninger
Hvis du er en samarbejdspartner, behandler vi oplysninger om din virksomhed. Dette er som udgangspunkt ikke personoplysninger, medmindre der er tale om en personligt ejet virksomhed.

Derudover behandler vi almindelige personoplysninger om dig i form af navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer. I Hørkram Foodservice A/S er der TV-overvågning inde og ude, og besøger du os fysisk, vil dine data (videoovervågning) også blive behandlet.

Hvor stammer oplysningerne fra
Oplysningerne kan stamme fra dig selv og virksomheden, offentlig information og offentlige registre samt fra vores medarbejdere.

Formål
Formålet med behandlingen af oplysningerne er vores generelle virksomhedsdrift og udvikling.

Opbevaring
Vi opbevarer oplysningerne om dig, så længe vores samarbejde består og i 5 år efter samarbejdet er ophørt.

Videregivelse af data om dig inden og uden for EU/EØS
Oplysningerne opbevares i Microsofts Officepakke og overføres ikke uden for EU/EØS. Vi videregiver ikke oplysninger om samarbejdspartnere til andre uden dit samtykke.

2.4. Personoplysninger om ansøgere til stillinger i Hørkram

Typer af oplysninger
Hvis du søger en stilling i Hørkram eller sender en uopfordret ansøgning til os, kan vi behandle almindelige personoplysninger om dig som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, køn, fødselsdato, yderligere personoplysninger, som nævnes i dit CV og ansøgning herunder også et billede af dig, hvis du vælger at medsende dette.

I Hørkram Foodservice A/S er der TV-overvågning inde og ude, og besøger du os fysisk, vil dine data (videooptagelse) også blive behandlet.

Hvor stammer oplysningerne fra
Personoplysningerne stammer fra de oplysninger du selv indtaster i HR Management-systemet via vores hjemmeside, som vi bruger til rekruttering og uopfordrede ansøgninger.

Formål
Formålet med behandlingen af dine data er at rekruttere egne kandidater.

Retsgrundlag
Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af EU Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a (samtykke) og art. 6, stk. 1, litra b (indgåelse af kontrakt).

Opbevaring
HR Management opbevarer uopfordrede ansøgninger i op til 6 måneder. Opfordrede ansøgninger opbevares i op til 12 måneder.

TV-overvågning slettes efter 30 dage.

Videregivelse af data om dig inden og uden for EU/EØS
Vi videregiver ikke dine oplysninger uden for virksomheden. HR Management opbevarer data inden for EU samt i England.

3. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os på en af nedenstående kontaktdata.

Ret til underretning
Du har ret til at blive underrettet om, at vi behandler personoplysninger om dig. Nærværende persondatapolitik er vores måde at informere dig på.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

4. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

5. Kontaktoplysninger

Hørkram Foodservice A/S
Centervej 1
4180 Sorø
CVR-nr.: 85 50 07 16
Telefon: +45 57 87 04 00
E-mailadresse: databeskyttelse@hoka.dk

Dette er 7. version af Hørkram Foodservice A/S ’s persondatapolitik af 1. november 2021, godkendt af LWP.